Håndbok for Vadmyra Idrettslag

Innhold

1. Bakgrunn.

2. Vadmyra Idrettslags lover

3. Retningslinjer for tildeling av æresmedlemskap og hederstegn i Vadmyra idrettslag.
3.1 Æresmedlemskap.
3.1.1 Retningslinjer for tildeling.
3.1.2 Hederstegn æresmedlem.
3.1.3 Rettigheter
3.2. Hederstegn.
3.2.1. Retningslinjer for tildeling.
3.2.2. Gullnål
3.2.3. Plakett.
3.3. Æresmedlemmer og hederstegn pr 01.03.2014.
3.3.1. Æresmedlemmer.
3.3.2. Gullnål.
3.3.3. Plakett.

4. Vadmyra Idrettslags organisasjon, oppgaver, ansvar og myndighet.
4.1. Hovedstyret.
4.1.1 Fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet i Hovedstyret.
4.1.2 Hovedstyrets møter.
4.2 Anleggsgruppen.
4.3 Aktivitetsgrupper.
4.3.1 Fotballgruppen.
4.3.2 Turngruppen.
4.3.3 Håndballgruppen.
4.4 Ressursgruppen.
4.5 Brukere av Vadmyra ILs anlegg.

5. Markedsaktiviteter.
5.1 Retningslinjer.
5.2 Oppgaver for gruppene.

6. Offentlige tilskudd.

7. Anleggs- og utstyrsfondet.

8. Kontingent, treningsavgift og medlemsregister.

9. Budsjett og regnskapsprinsipp.

10. Regnskapskontroll.

11. Utbetaling av godtgjørelse for faktiske utgifter og utført dugnadsarbeid.

12. Fordeling av innetid på skolene.

13. Innmelding av lotterier

14. Kontoplan.

15. Vedlegg
15.1.1 Vedlegg 1 – Vedtekter for Anleggs- og utstyrsfondet
15.2.1 Vedlegg 2 – Ressursgruppen Vadmyra IL.
15.3.1 Vedlegg 3 – Hederstegn for Vadmyra IL.
15.4.1 Vedlegg 4 – Prosedyre for innmelding av lotterier
15.5.1 Vedlegg 5 – Kontoplan.

 

Bagrunn

Vadmyra Idrettslag ble stiftet 10. Oktober 1972 og har i løpet av denne tiden vokst seg stor, både når det gjelder antall medlemmer og idrettsanlegg. Det er aktivitet i Vadmyrahallen, på Vadmyrabanen eller i gymsalene på skolene i området året rundt, noe som krever mye planlegging og oppfølging fordi det involverer mange mennesker og organisasjoner.

Vadmyra Idrettslag skal være et samlingspunkt for alle i klubbens nærområde. Klubben skal være en arena for positive idrettsopplevelser for alle uavhengig av kjønn, ferdigheter og kulturell/etnisk opprinnelse. Klubben skal søke å gi et egnet idrettstilbud til alle i nærmiljøet tilpasset den enkeltes behov, ønsker og motivasjon. Klubben skal videreutvikle sin posisjon som en viktig sosial arena i nærmiljøet og bidra til å skape et positivt, utviklende og inkluderende nærmiljø. Vi er et idrettslag som skiller seg litt ut da vi i tillegg til å satse på barn og ungdom også prioriterer et PUH lag i håndball, integrering av flerkulturelle og har egen seniorgruppe.

Aktivitetene i regi av Vadmyra Idrettslag blir planlagt og gjennomført av positive og engasjerte mennesker. Det er derfor svært viktig at disse som stiller opp for fellesskapet føler at den jobben de gjør blir verdsatt og at de selv er trygge på hvordan oppgavene skal løses til felles beste. Det er også viktig at de som kommer til Vadmyra Idrettslag for å delta i sportslige aktiviteter føler at aktivitetene foregår i trygge og velorganiserte former. Vi må også passe på at Bergen Kommune er tilfreds med den måten Vadmyra Idrettslag forvalter Vadmyra­hallen og Vadmyrabanen, siden det er kommunens eiendom vi disponerer. I tillegg har vi et ansvar ovenfor våre sponsorer og andre bidragsytere som bidrar med betydelige beløp hvert år til driften av Vadmyra Idrettslag. Uten deres støtte kan vi ikke gi et så omfattende sportslig tilbud til våre medlemmer som vi har i dag.

For at vi skal kunne tilfredsstille alle de krav som settes til driften av Vadmyra Idrettslag fra medlemmer, tillitsvalgte, frivillige, offentlige myndigheter og private sponsorer må vi ha et sett med regler og instrukser for hva som skal gjøres og hvordan. Dette er nødvendig for å forsikre oss om at alle hensyn blir ivaretatt slik at de som er i kontakt med idrettslaget får en positiv opplevelse og derigjennom oppmuntres til videre innsats, enten sportslig, administrativt eller på annen måte.

Dette er bakgrunnen for utgivelsen av dette heftet som Hovedstyret i Vadmyra Idrettslag vil bruke som sitt arbeidsredskap og styringsverktøy. Vi vil oppfordre medlemmer, tillitsvalgte og andre bidragsytere om å lese heftet nøye og bruke det som et oppslagsverk i forbindelse med de oppgaver den enkelte skal løse i Vadmyra Idrettslag. Hovedstyret tar gjerne i mot spørsmål, synspunkter, kommentarer eller forslag til forbedringer av innholdet i heftet.

Loddefjord, 01. mars 2014

Bjørn Kvisgaard
Leder Vadmyra VIL

2. Vadmyra Idrettslags lover

 

  1. INNLEDENDE BESTEMMELSER

1 Formål

(1) Idrettslagets formål er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske
og paralympiske komité (NIF).

(2) Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig
aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet.

2 Organisasjon

(1) Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer.

(2) Idrettslaget er medlem av de særforbund som lagets årsmøte bestemmer.

(3) Idrettslaget er medlem av NIF gjennom Hordaland idrettskrets, hører hjemme i
Bergen kommune, og er medlem av Bergen idrettsråd.

(4) Idrettslaget skal følge NIFs og tilsluttede organisasjonsledds regelverk og vedtak.
NIFs lov gjelder for idrettslaget uavhengig av hva som måtte stå i idrettslagets egen
lov.

3 Medlemmer

(1) Alle som aksepterer idrettslagets og overordnede organisasjonsledds regelverk og
vedtak kan bli tatt opp som medlem. En søker kan ikke tas opp som medlem uten å ha
gjort opp de økonomiske forpliktelsene til idrettslaget og andre organisasjonsledd i
NIF.

(2) Medlemskap kan nektes i særlige tilfeller. Idrettslagets avgjørelse kan påklages til
idrettskretsen. Klagefristen er 3 uker etter at vedtaket er mottatt. Idrettskretsens
avgjørelse kan påklages til Idrettsstyret innen 3 uker etter at rekommandert melding er
mottatt.

(3) Medlemskap i idrettslaget er først gyldig og regnes fra den dag første kontingent er
betalt.

(4) Medlemmet plikter å overholde NIFs, tilsluttede organisasjonsledds og idrettslagets
regelverk og vedtak.

(5) Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt.

(6) Idrettslaget kan frata medlemskap fra medlem som etter purring ikke betaler fastsatt
medlemskontingent. Medlem som skylder kontingent for to år taper automatisk sitt
medlemskap i idrettslaget og skal strykes fra lagets medlemsliste. Medlem som har
tapt sitt medlemskap kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt.

(7) Idrettslaget skal føre medlemslister.

(8) Idrettslaget plikter å føre elektroniske medlemslister i idrettens nasjonale
medlemsregister i tråd med forskrift gitt av Idrettsstyret.

4 Medlemskontingent og avgifter

Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet. Andre avgifter/egenandeler kan kreves for deltakelse i idrettslagets aktivitetstilbud. Hovedstyret har anledning til å sette ned eller frafalle kontingent ved sykdom, arbeidsløshet, militærtjeneste eller av andre gyldige grunner. Æresmedlemmer betaler ingen kontingent.

II. TILLITSVALGTE OG ANSATTE

5 Kjønnsfordeling

(1) Ved valg/oppnevning av representanter til årsmøte/ting, samt medlemmer til styre, råd
og utvalg mv. i idrettslaget skal det velges personer fra begge kjønn.

(2) Sammensetningen skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i
medlemsmassen, dog slik at det skal være minst to representanter fra hvert kjønn der
det velges eller oppnevnes mer enn 3 personer. Der det velges eller oppnevnes 3
personer eller færre skal begge kjønn være representert. Ansattes representant teller
ikke med ved beregningen av kjønnsfordelingen.

(3) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon fra denne
bestemmelsen.

(4) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon og konsekvensene av
manglende oppfyllelse av bestemmelsen.

6 Generelle regler om stemmerett, valgbarhet, forslagsrett m.v.

(1) For å ha stemmerett og være valgbar må man være fylt 15 år, vært medlem av
idrettslaget i minst én måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene som å ha betalt
kontingent. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt.

(2) En arbeidstaker i et idrettslag har ikke stemmerett på idrettslagets ordinære eller
ekstraordinære årsmøte. Dette gjelder ikke for spiller/utøver med kontrakt og
medlemskap i laget.

(3) En person kan ikke samtidig inneha mer enn ett av følgende verv i idrettslaget:
medlem av styre, valgkomité, kontrollkomité, lovutvalg, revisor.

(4) En person kan ikke ha tillitsverv knyttet til samme idrett i flere idrettslag som deltar i
samme konkurranse.

(5) Engasjert revisor har talerett på ordinært og ekstraordinært årsmøte i saker som ligger
innenfor sitt arbeidsområde.

(6) Representant fra overordnet organisasjonsledd har talerett på ordinært og
ekstraordinært årsmøte i idrettslaget.

(7) Med forslagsrett menes retten for medlem til å fremme forslag til idrettslagets årsmøte
og til å fremme forslag under årsmøtet.

7 Valgbarhet og representasjonsrett for arbeidstaker og oppdragstaker

(1) En arbeidstaker i idrettslaget er ikke valgbar til verv i laget eller overordnede
organisasjonsledd. Tillitsvalgt som får ansettelse i idrettslaget plikter å fratre
tillitsvervet, og gjeninntrer når ansettelsesforholdet opphører.

(2) En arbeidstaker i idrettslaget kan ikke velges eller oppnevnes som representant til
årsmøte/ting eller møte i overordnede organisasjonsledd.

(3) Første og andre ledd gjelder ikke for arbeidstaker som er spiller/utøver med kontrakt
og medlemskap i idrettslaget.

(4) Bestemmelsen får tilsvarende anvendelse på person som har oppdragsavtale som i
omfang kan sammenlignes med et ansettelsesforhold med idrettslaget.

(5) Denne bestemmelsen er ikke til hinder for at idrettslaget gir de ansatte rett til å utpeke
et eller flere medlemmer blant de ansatte til idrettslagets styre.

(6) Idrettskretsen kan, når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon.

(7) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon.

8 Valgbarhet og representasjonsrett for andre personer med tilknytning til idrettslaget.

(1) En person som har en avtale med idrettslaget som gir vedkommende en økonomisk
interesse i driften av idrettslaget er ikke valgbar til verv innen idrettslaget eller
overordnet ledd. Det samme gjelder styremedlem, ansatt i eller aksjonær med
vesentlig innflytelse i en juridisk person med økonomiske interesse i driften av idrettslaget. Begrensningen gjelder ikke for styremedlem oppnevnt av idrettslaget. Tillitsvalgt som får en slik avtale, styreverv, ansettelse eller eierandel, plikter å fratre tillitsvervet, og gjeninntrer når forholdet opphører.

(2) Person som i henhold til første ledd ikke er valgbar, kan heller ikke velges eller
oppnevnes som representant til årsmøte/ting eller møte i overordnede
organisasjonsledd.

(3) Idrettskretsen kan når det foreligger særlige forhold, gi dispensasjon.

(4) Idrettsstyret kan gi forskrift om nærmere vilkår for dispensasjon.

9 Inhabilitet

(1) En tillitsvalgt, oppnevnt representant eller ansatt i idrettslaget er inhabil til å
tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse:

  1. a) når vedkommende selv er part i saken
  2. b) når vedkommende er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende
    linje eller i sidelinje så nær som søsken
  3. c) når vedkommende er eller har vært gift med eller er forlovet eller samboer med en
    part
  4. d) når vedkommende leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret i et
    organisasjonsledd eller annen juridisk person som er part i saken.

(2) Likeså er vedkommende inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet til
å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet; blant annet skal det legges vekt på om
avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for vedkommende
selv eller noen som vedkommende har nær personlig tilknytning til. Det skal også
legges vekt på om inhabilitetsinnsigelse er reist av en part.

(3) Er en overordnet inhabil, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av direkte
underordnet i idrettslaget.

(4) Inhabilitetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at den tillitsvalgte,
oppnevnte representanten eller ansattes tilknytning til saken eller partene ikke vil
kunne påvirke vedkommendes standpunkt og idrettslige interesser ikke tilsier at
vedkommende viker sete.

(5) Med part menes i denne bestemmelsen person, herunder juridisk person som en
avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder.

(6) I styrer, komiteer og utvalg treffes avgjørelsen av organet selv, uten at vedkommende
medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om inhabilitet for
flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet
medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet.
I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta. Medlemmet skal i god tid si
fra om forhold som gjør eller kan gjøre vedkommende inhabil. Før spørsmålet
avgjøres, bør varamedlem eller annen stedfortreder innkalles til å møte og delta ved
avgjørelsen dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille eller kostnad.

(7) I øvrige tilfeller avgjør vedkommende selv om vedkommende er inhabil. Dersom en
part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille, eller vedkommende ellers
finner grunn til det, skal vedkommende selv forelegge spørsmålet for sin nærmeste
overordnete til avgjørelse.

(8) Bestemmelsen gjelder ikke på årsmøtet i idrettslaget.

10 Vedtaksførhet, flertallskrav og protokoll

(1) Når ikke annet er bestemt, er styrer, komiteer og utvalg i idrettslaget vedtaksføre når
et flertall av medlemmene er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte
stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende.

(2) Vedtak kan fattes ved skriftlig saksbehandling eller ved fjernmøte. Ved skriftlig
saksbehandling sendes kopier av sakens dokumenter samtidig til alle medlemmer med
forslag til vedtak. For gyldig vedtak kreves at flertallet av medlemmene gir sin
tilslutning til det fremlagte forslaget, og til at dette treffes etter skriftlig
saksbehandling. Ved fjernmøte skal alle møtedeltakerne kunne høre og kommunisere
med hverandre.

(3) Det skal føres protokoll fra styremøter.

11 Tillitsvalgtes refusjon av utgifter og tapt arbeidsfortjeneste. Godtgjørelse

Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter inkludert tapt arbeidsfortjeneste, som påføres vedkommende i utførelsen av vervet. Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjørelse for sitt arbeid. Refusjon for tapt arbeidsfortjeneste skal fremgå av vedtatt budsjett og regnskap. Styrehonorar skal fremkomme av årsberetningen.

III. ØKONOMI

12 Regnskap, revisjon, budsjett mv.

(1) Idrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig.

(2) Idrettslag med en årlig omsetning på under kr 5 millioner skal følge NIFs regnskaps-
og revisjonsbestemmelser. Øvrige idrettslag skal følge regnskapsbestemmelsene i
regnskapsloven og revisjonsbestemmelsene i revisorloven, og skal engasjere revisor
og velge kontrollkomité. Kontrollkomiteens oppgaver følger av NIFs lov § 2-12.

(3) Bankkonti skal være knyttet til idrettslaget og skal disponeres av to personer i
fellesskap. Underslagforsikring skal være tegnet for dem som disponerer.

(4) På årsmøtet skal det fastsettes et budsjett som inneholder alle hovedposter i
resultatregnskapet. Regnskap og budsjett for idrettslag som er organisert med
grupper/avdelinger, skal også omfatte regnskapene og budsjettene for
gruppene/avdelingene, og skal følge oppsettet i Norsk Standard kontoplan.

(5) Budsjettet skal være realistisk, og resultatet skal ikke vise underskudd med mindre det
dekkes av positiv egenkapital.

(6) Idrettslaget kan ikke gi lån eller stille garantier for lån hvis ikke lånet eller garantien
er sikret med betryggende pant eller annen betryggende sikkerhet. Sikkerheten for lån
og garantier skal opplyses i note til årsoppgjøret.

(7) Disposisjoner av ekstraordinær karakter eller betydelig omfang i forhold til
idrettslagets størrelse og virksomhet, herunder låneopptak, skal vedtas av årsmøtet.
Årsmøtet bør vedta et særskilt fullmaktsreglement knyttet til slike disposisjoner.

IV. ÅRSMØTE, STYRE, UTVALG MV.

13 Årsmøtet

(1) Årsmøtet er idrettslagets øverste myndighet, og avholdes hvert år i februar måned.

(2) Årsmøtet innkalles av styret med minst én måneds varsel direkte til medlemmene
eventuelt på annen forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen, eventuelt på
idrettslagets internettside. Innkalling kan henvise til at saksdokumentene gjøres
tilgjengelig på internett eller på annen forsvarlig måte. Forslag som skal behandles på
årsmøtet må være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste og
andre nødvendige saksdokumenter med forslag må være gjort tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøtet.

(3) Ved innkalling i strid med bestemmelsen, avgjør årsmøtet hhv. under godkjenning av
innkalling og godkjenning av saklisten, om årsmøtet er lovlig innkalt og om det er
saker som ikke kan behandles.

(4) Alle idrettslagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre
personer og/eller media til å være tilstede, eventuelt vedta at årsmøtet kun er åpent for
medlemmer.

(5) Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete medlemmer
som minst tilsvarer antallet styremedlemmer iht. idrettslagets lov. Dersom årsmøtet
ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav til
minimumsdeltakelse.

(6) På årsmøtet kan ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke
er oppført på utsendt/kunngjort sakliste. Andre saker kan behandles når 2/3 av de
fremmøtte stemmeberettigete på årsmøtet vedtar det, ved godkjenning av saklisten.

14 Ledelse av årsmøtet

Årsmøtet ledes av valgt(e) dirigent(er). Dirigenten(e) behøver ikke å være medlem av idrettslaget.

15 Årsmøtets oppgaver

(1) Årsmøtet skal:

  1. Godkjenne de stemmeberettigede.
  2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden.
  3. Velge dirigent(er), referent(er) samt 2 medlemmer til å underskrive protokollen.
  4. Behandle idrettslagets årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger.
  5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand.
  6. Behandle forslag og saker.
  7. Fastsette medlemskontingent.
  8. Vedta idrettslagets budsjett
  9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan.
  10. Foreta følgende valg:
  11. a) Leder og nestleder til Hovedstyret
  12. b) 2 styremedlemmer og 2 varamedlemmer til Hovedstyret
  13. c) Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan, jf. pkt. 9.
  14. d) 2 revisorer
  15. e) Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har
  16. f) Valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte.

(2) Leder og nestleder velges enkeltvis. De øvrige medlemmer til Hovedstyret og
gruppene velges samlet.
Deretter velges varamedlemmene samlet, og ved skriftlig valg avgjøres rekkefølgen i
forhold til stemmetall.

(3) Valgkomiteen velges på fritt grunnlag, etter innstilling fra styret.

16 Stemmegivning på årsmøtet

(1) Med mindre annet er bestemt i denne lov, skal et vedtak, for å være gyldig, være
truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ingen representant har mer enn
én stemme. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. Blanke stemmer skal
anses som ikke avgitt.

(2) Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag eller det fremmes krav
om det. Hvis det skal være skriftlige valg, kan bare foreslåtte kandidater føres opp på
stemmeseddelen. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte
kandidater, eller ikke inneholder det antall det skal stemmes over, teller ikke, og
stemmene anses som ikke avgitt.

(3) Når et valg foregår enkeltvis og ingen kandidat oppnår mer enn halvparten av de
avgitte stemmer, foretas omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest
stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning.

(4) Når det ved valg skal velges flere ved en avstemning, må alle, for å anses valgt, ha
mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av
vararepresentant. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første
omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene.

Det foretas så omvalg mellom de øvrige kandidater og etter denne avstemning anses de valgt som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning.

(5) For å være gyldig må valg være gjennomført i henhold til §§ 5 til 8.

17 Ekstraordinært årsmøte

(1) Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget innkalles av idrettslagets styre med minst
14 dagers varsel etter:

  1. a) Vedtak av årsmøtet i idrettslaget.
  2. b) Vedtak av styret i idrettslaget.
  3. c) Vedtak av styret i overordnet organisasjonsledd.
  4. d) Skriftlig krav fra 1/3 av idrettslagets stemmeberettigete medlemmer.

(2) Ekstraordinært årsmøte innkalles direkte til medlemmene eventuelt på annen
forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen, eventuelt på idrettslagets
internettside. Innkalling kan henvise til at saksdokumentene gjøres tilgjengelig på
internett eller på annen forsvarlig måte.

(3) Ekstraordinært årsmøte er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigete
medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer iht. idrettslagets lov.
Dersom det ekstraordinære årsmøtet ikke er vedtaksført, kan det innkalles til årsmøte
på nytt uten krav til minimumsdeltakelse.

(4) Ekstraordinært årsmøte i idrettslaget skal bare behandle de saker som er angitt i
vedtaket eller i kravet om innkalling av årsmøtet. Sakliste og nødvendige
saksdokumenter skal følge innkallingen.

18 Idrettslagets styre

(1) Idrettslaget ledes og forpliktes av Hovedstyret, som er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene.

(2) Hovedstyret skal:

  1. a) Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsleddsregelverk og vedtak.
  2. b) Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring.
  3. c) Etter behov oppnevne komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for disse.
  4. d) Representere idrettslaget utad.
  5. e) Oppnevne ansvarlig for politiattestordningen.

(3) Hovedstyret skal holde møte når leder Hovedstyret bestemmer det eller et flertall av Hovedstyremedlemmene forlanger det.

19 Grupper/avdelinger/komiteer

(1) Valgkomiteen skal legge frem innstilling på kandidater til alle tillitsverv som skal
velges på årsmøtet, med unntak av valgkomité. Medlem av valgkomité som selv blir
kandidat til verv, plikter å tre ut av valgkomiteen.

(2) Idrettslaget kan organiseres med grupper og/eller avdelinger. Idrettslagets årsmøte
bestemmer opprettelse av grupper/avdelinger, og hvordan disse skal organiseres og
ledes. Dette vedtas i forbindelse med årlig behandling av idrettslagets organisasjonsplan, jf. § 15 pkt. 9.

(3) For grupper/avdelingers økonomiske forpliktelser hefter hele idrettslaget, og
grupper/avdelinger kan ikke inngå avtaler eller representere idrettslaget utad uten

styrets godkjennelse jf. § 19.

V. ØVRIGE BESTEMMELSER

20 Alminnelige disiplinærforføyninger, sanksjoner etter kamp- og konkurranseregler, straffesaker og dopingsaker

For alminnelige disiplinærforføyninger, sanksjoner etter kamp- og konkurranseregler, straffesaker og dopingsaker gjelder NIFs lov kapittel 11 og 12.

21 Lovendring

(1) Lovendring kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte i idrettslaget
etter å ha vært oppført på saklisten, og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer.

(2) Lovendringer som følge av endringer i NIFs lov, trer i kraft straks. Lovendringer
vedtatt av idrettslaget selv trer ikke i kraft før de er godkjent av idrettskretsen.
Godkjenningen er begrenset til de bestemmelser som NIFs lov omfatter.

(3) I forbindelse med godkjenningen kan idrettskretsen pålegge nødvendig endring for å
unngå motstrid med NIFs regelverk.

(4) Endringer i §§ 21 og 22 kan ikke vedtas av idrettslaget selv.

22 Oppløsning – Sammenslutning – Konkurs

(1) Forslag om oppløsning av idrettslaget må først behandles på ordinært årsmøte. Blir
oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, innkalles ekstraordinært årsmøte 3 måneder
senere. For at oppløsning skal skje må vedtaket her gjentas med 2/3 flertall.

(2) Sammenslutning med andre idrettslag anses ikke som oppløsning av laget. Vedtak om
sammenslutning og nødvendige lovendringer i tilknytning til dette treffes i samsvar
med bestemmelsene om lovendring, jf. § 21.

(3) Ved oppløsning eller annet opphør av idrettslaget tilfaller lagets overskytende midler
etter avvikling et formål godkjent av idrettskretsen. Underretning om at idrettslaget
skal oppløses, skal sendes til idrettskretsen 14 dager før idrettslaget holder sitt
ordinære årsmøte til behandling av saken.

(4) Ved konkurs anses organisasjonsleddet som oppløst når konkurs er avsluttet og det mister
således sitt medlemskap i NIF.

3. Retningslinjer for tildeling av æresmedlemskap og hederstegn i Vadmyra idrettslag

3.1 Æresmedlemskap

3.1.1 Retningslinjer for tildeling

De enkelte gruppestyrer og medlemmer av Hovedstyret kan innstille kandidater til æresmedlemskap.

Kandidaten skal ha lagt ned en arbeidsinnsats for idrettslaget over lengre, tid ‑ enten sportslig eller

administrativt ‑ som utmerker seg spesielt i forhold til øvrige godt arbeidende og fungerende

medlemmer/støttespillere.

Innstillingen fremmes til Hovedstyret som avgjør om æresmedlemskap skal tildeles. Tildeling av æresmedlemskap skal være enstemmig i Hovedstyret.

3.1.2 Hederstegn æresmedlem

Æresmedlemskap skal vanligvis tildeles på Vadmyra Idrettslags årsmøte, eller ifm andre spesielle anledninger som jubileumsarrangement for Vadmyra Idrettslag og lignende.

De hederstegn som skal overrekkes er Vadmyra Idrettslags gullnål med krans og et diplom, innsatt i ramme. I tillegg skal navnet deres inngraveres på et skjold som finnes i glassmonter i kafeteria i Vadmyrahallen.

3.1.3 Rettigheter

I tillegg til de rettigheter æresmedlemmene har i henhold til lagets lover, skal æresmedlemmet:

  • Få særskilt innkalling til årsmøtet.
  • Inviteres til festlige arrangementer innen sin gruppe, få særskilt innkalling og ha gratis adgang, eventuelt med partner.
  • Inviteres til alle jubileumsarrangement i regi av Hovedstyret, få særskilt innkalling og ha gratis adgang, med partner.
  • Være registrert i medlemslistene, og tas med i den årlige oversikten over tillitsvalgte.

3.2. Hederstegn

3.2.1. Retningslinjer for tildeling

De enkelte gruppestyrer og medlemmer av Hovedstyret kan innstille til Hovedstyret enkeltpersoner

som har gjort seg fortjent til å motta Vadmyra Idrettslags hederstegn ‑ gullnål ‑ plakett – statuett eller krus.

Innstillingen fremmes til Hovedstyret, som behandler innstillingen og avgjør om hederstegn skal tildeles.

Tildeling av hederstegn skal være enstemmig i Hovedstyret.

3.2.2. Gullnål

Vadmyra Idrettslags gullnål kan tildeles medlemmer som har vist fremragende idrettslig innsats, eller til personer som innen administrasjonen har gjort seg fortjent til dette hederstegn.

3.2.3. Plakett

Vadmyra Idrettslags plakett med inskripsjon kan tildeles medlemmer som har oppnådd gode sportslige prestasjoner. Plaketten kan også tildeles som klubbens honnør for administrativ innsats.

3.3. Æresmedlemmer og hederstegn pr 01.03.2014

3.3.1 Æresmedlemmer

Følgende er pr 01.03.2014 utnevnt til æresmedlemmer i Vadmyra Idrettslag:

Ivar Olsen (1985), Liv Helgesen (1985), Marla Hiim (1985), Jan Steinar Erichsen (1985),
Inge Alvær (1996), Leif Arne Kismul (1999), Trond Mohn (2002), Eldrid Kvilekval (2009),
Aage Gerhardsen (2009), Atle Fosse (2009), Henrik Tennebekk (2009),
Per Wilhelm Nieuwejaar (2011) og Stein Totland (2013).

3.3.2 Gullnål

Følgende har pr 01.03.2014 mottatt Vadmyra Idrettslags gullnål:

Inge Alvær, Ingard Hodne, Per Øyvind Andresen, Leif Arne Kismul, Svein Klausen,
Tore Monsen, Paul Kolseth, Henrik Tennebekk, Ragnhild Berge, Eldrid Kvilekval, Stein Totland, Atle Fosse, Per Nieuwejaar, Lars O. Veberg, Gunnar Matre, Aage Gerhardsen, Geir Skogvang (2010), Jan Dagfinn Midtun (2010), Olav Moe (2010), Frode Stien (2010), Stig Blindheim (2010), Bjørn Kvisgaard (2014), Jan Eide (2014), Ane Grete Vik (2014) og Arild Bruu (2014).

3.3.3. Plakett

Følgende har pr 01.03.2014 mottatt Vadmyra Idrettslags plakett:

Frank Minde, Atle Fosse, Evy Rønnevig, Anita Joseph, Roar Ingebrigtsen, Aage Gerhardsen, Christel Minde, Christel Eliassen, Therese Hellesund, Gunnar Matre, Elisabeth Midtun, Kenneth Oen, Roy Henrik Eriksen og Olav Moe, Jørn B. Ramfjord (2010), Arild Bruu (2010),
Jan Ove Wedaa (2010), Peter Kvidahl (2010), Ane Grete Vik (2010), Bjørn Kvisgaard (2010), Jan Eide (2010), Kathinka Askvik (2010), John Hansen (2013), Hilde Gjøsæther (2014), Henning Jensen (2014) og Vidar Daatland (2014).

4. Vadmyra Idrettslags organisasjon, oppgaver, ansvar og myndighet

Vadmyra Idrettslag ledes av et Hovedstyre, mens anleggene (hall, baner mm) drives av Anleggsgruppen. Det er tre aktivitetsgrupper i idrettslaget og disse er Fotball, Håndball og Turn.

I tillegg er det en del ”stabsfunksjoner” som vist i figuren under.

4.1. Hovedstyret

Hovedstyrets oppgaver, ansvar og myndighet er beskrevet i § 18 i idrettslagets lover. Hovedstyret er lagets høyeste myndighet mellom årsmøtene og skal iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser.

Hovedstyret har også det overordnede ansvaret for idrettslagets økonomi, både inntekter og utgifter. Videre skal Hovedstyret representere laget utad og påse at driften av Vadmyrahallen er i overensstemmelse med de avtaler som er inngått med Bergen kommune. Det betyr at alle gruppene er underlagt Hovedstyret, organisatorisk, administrativt og økonomisk.

Det betyr ikke at Hovedstyret skal ha detaljert oversikt over alt som planlegges eller utføres i regi av Vadmyra Idrettslag, men at Hovedstyret står formelt, juridisk og moralsk ansvarlig for alt som skjer idrettslagets navn. Hovedstyret må derfor utarbeide retningslinjer og instrukser for all aktivitet i regi av idrettslaget og så sørge for at alle etterlever disse.

4.1.1 Fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet i Hovedstyret

Hovedstyrets interne organisering og ansvarsdeling mellom leder og nestleder er vist i figuren under.

Lederen av Hovedstyret i Vadmyra Idrettslag skal:

  1. Være lagets ansvarlige representant utad.
  2. Undertegne alle viktige dokumenter.
  3. Kontrollere lagets regnskapsførsel.
  4. Ha det overordnede ansvaret for Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS) i idrettslaget.
  5. Være medlem av Anleggs- og utstyrsfondets styre.
  6. Lede styrets forhandlinger hvis ikke annet er bestemt.
  7. Kunne delta i de respektive utvalgs‑ og komitémøter.
  8. Påse at valg, adresseendringer ol som er av interesse for krets og forbund blir meldt.
  9. Sende inn oppgaver over lagets medlemmer pr 1. januar til overordnede instanser.

 

Nestlederen av Hovedstyret i Vadmyra Idrettslag skal:

  1. Fungere for Lederen av Hovedstyret i dennes fravær.
  2. Lede Ressursgruppen i Vadmyra IL.
  3. Lede sekretær-, markeds- og webarbeidet i regi av Hovedstyret.
  4. Være kontaktpunkt mellom Hovedstyre og Anleggs- og utstyrsfondet.

 

Sekretæren skal:

  1. Føre protokoll over alle hovedstyremøter og årsmøter.
  2. Utarbeide Hovedstyrets beretning til årsmøtet.
  3. I samråd med Leder Hovedstyret føre idrettslagets korrespondanse.
  4. Være idrettslagets arkivar.

 

Markedsansvarlig skal:

  1. Utarbeide og oppdatere plan over markeds- og sponsoraktiviteter i regi av Vadmyra Idrettslag.
  2. Være idrettslagets hovedkontakt i forhold til eksisterende og potensielle sponsorer.
  3. Bistå gruppene i arbeidet med deres markeds- og sponsorarbeid.
  4. Delta i Ressursgruppen ifm saker som omhandler markeds- og sponsoraktiviteter.

 

Web ansvarlig skal:

  1. Sørge for at idrettslagets webportal til en hver tid er oppdatert og i kontinuerlig utvikling.
  2. Skrive, ajourføre og oppdatere idrettslagets ”Web Handlingsplan”.
  3. Drive webopplæring som nødvendig.
  4. Bistå gruppene i deres webarbeid som nødvendig.

 

Daglig leder skal:

  1. Stå for den daglige driften av idrettslaget.
  2. Hente og fordele post til idrettslaget.
  3. Holde idrettslagets medlemsregister oppdatert til enhver tid.
  4. Ha kontroll med, og holde oversikt over, politiattester i idrettslaget.
  5. Føre regnskap for Hovedstyret.
  6. Føre hovedregnskap for idrettslaget som inkluderer alle grupperegnskapene.

 

Revisorene skal:

Revidere grupperegnskapene i samsvar med idrettens revisjonsbestemmelser.

 

4.1.2 Hovedstyrets møter

Hovedstyret skal holde møte når lederen bestemmer det, eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Hovedstyret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede.

Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme dobbelt. Over hovedstyremøter føres protokoll.

4.2 Anleggsgruppen

Anleggsgruppen i Vadmyra Idrettslag skal sørge for at Vadmyrahallen, Vadmyrabanen (hovedbane og 7’er bane), 5’er banen og området rundt blir forvaltet og benyttet på en slik måte at det tilfredsstiller de krav og forventninger som Bergen Kommune, Vadmyra Idrettslags medlemmer, gjestende lag, sponsorer, andre støttespillere og beboere i nærområdet har til idrettsanlegget.

Dette gjøres gjennom daglig tilsyn, vedlikehold og renhold utført av Bergen Kommune, Anleggsgruppens medlemmer, og engasjerte innen vakthold, renhold, brøyting, merking, salting, vaktmestertjenester mm. Leder Anleggsgruppen har det daglige ansvaret for at Vadmyra Idrettslags HMS-bestemmelser følges av alle brukere av anlegget, og for å snarets mulig informere Leder Hovedstyret dersom det avdekkes/rapporteres alvorlige

4.3 Aktivitetsgrupper

Gruppene Fotball, Håndball, Turn ledes av oppnevnte tillitspersoner eller av valgte styrer. Idrettslagets årsmøte bestemmer opprettelsen av grupper, og hvordan disse skal organiseres og ledes.

For gruppenes økonomiske forpliktelser hefter hele idrettslaget, og gruppene kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten Hovedstyrets godkjennelse.

Hvert av idrettslagets grupper skal ledes av et styre på minst 3 medlemmer etter årsmøtets vedtak: Leder, Sekretær og Materialforvalter. Gruppestyret velges av idrettslagets årsmøte.

Gruppens formann er medlem av Hovedstyret, med et annet medlem av gruppestyret som personlig varamann.

Gruppestyret er ansvarlig overfor Hovedstyret for gruppens økonomi.

Gruppestyret skal behandle alle faglige saker som gjelder gruppens idrettsgren.
Gruppestyret legger frem for Vadmyra Idrettslags årsmøte melding om gruppens virksomhet og sportslige resultater.

4.3.1 Fotballgruppen

Fotballgruppen har det sportslige ansvaret for fotball- og futsal aktivitetene i Vadmyra Idrettslag. Fotballgruppen samarbeider med Anleggstyret om bruk av fotballbanene, hhv Hovedbane, 7’er bane og 5’er bane, i tillegg til Vadmyrahallen ifm avvikling av planlagte fotballaktiviteter, samt ifm drift av fotballbanene.

4.3.2 Turngruppen

Turngruppen har det sportslige ansvaret for turn, gymnastikk og aerobicsaktivitetene i Vadmyra Idrettslag. Turngruppen er også ansvarlig for aktivitetene i Vadmyra Idrettslags Seniorgruppe. Turngruppen samarbeider med Anleggstyret om bruk av Vadmyrahallen ifm avvikling av planlagte turnaktiviteter.

4.3.3 Håndballgruppen

Håndballgruppen har det sportslige ansvaret for håndballaktivitetene i Vadmyra Idrettslag. Håndballgruppen samarbeider med Anleggstyret om bruk av Vadmyrahallen ifm avvikling av planlagte håndballaktiviteter.

4.4 Ressursgruppen

Ressursgruppen er en støttegruppe til Vadmyra Idrettslags Hovedstyre med fokus på videreutvikling av idrettslaget organisatorisk, administrativt og økonomisk. Dette innbefatter også å være et koordinerende og kontrollerende organ for alle markedsaktiviteter som gjennomføres i idrettslagets navn. Nestleder i Hovedstyret leder Ressursgruppen og rapporterer til Hovedstyret.

Ressursgruppens leder trekker inn ressurspersoner etter behov og avhengig av hvilke saker gruppen til enhver tid arbeider med. Ressursgruppens oppgaver bestemmes og prioriteres av Hovedstyret. Hovedstyret bestemmer hvorvidt arbeid i Ressursgruppen skal honoreres og i så fall honorarets størrelse.

4.5 Brukere av Vadmyra ILs anlegg

Alle brukere av Vadmyrahallen, fotballbanene og tilstøtende områder skal gjennom oppslag, rundskriv, informasjonsmøter og andre informasjonstiltak gjøre seg kjent med de bestemmelser som gjelder for bruk og forvaltning av anlegget. Det påligger tillitsvalgte og andre ledere av aktivitet i regi av idrettslaget et spesielt ansvar for å sette seg inn i gjeldende regler og bestemmelser, og påse at de blir etterlevd av alle som oppholder seg på Vadmyra IL’s område. Brudd på bestemmelsene kan medføre utestenging fra bruk av anlegget for kortere eller lengre tid, og i siste instans eksklusjon fra Vadmyra IL.

5. Markedsaktiviteter

Markedsansvarlig i Hovedstyret har hovedansvaret for idrettslagets markeds- og sponsoraktiviteter, inkludert å føre kontroll med at alle markedstiltak gjennomføres iht gjeldende retningslinjer.

5.1 Retningslinjer

Det er viktig for Vadmyra Idrettslag at mest mulig midler blir tilført idrettslaget. Dette kan gjøres gjennom dugnad, sponsoravtaler, utstyrsavtaler, samarbeidsavtaler, lotterier, basarer, salg av effekter osv.

Det er Ressursgruppen som på vegne av Hovedstyret forhandler frem og forvalter alle avtaler som er felles for idrettslaget.

Alle avtaler med en antatt verdi større enn kr 50.000,‑ skal godkjennes av Hovedstyret og underskrives av Leder Hovedstyret. Alle avtaler under dette beløpet kan underskrives av leder Ressursgruppen.

5.2 Oppgaver for gruppene

Det påligger gruppene å sørge for intern koordinering mellom de enkelte grupper/medlemmer og at de gitte retningslinjer blir fulgt. Leder for den enkelte gruppe har anledning til å inngå avtaler med antatt økonomisk ramme under kr 50.000,‑ og som kun forplikter egen gruppe eller deler av denne. Hvis rammen er over dette beløpet skal den forelegges Hovedstyret for godkjenning/underskrift. Alle midler som tilføres idrettslaget gjennom en enkelt gruppes aktivitet tilfaller i sin helhet gruppen selv.

6. Offentlige tilskudd

Offentlige tilskudd som tilføres idrettslaget skal fordeles iht kontantprinsippet, jfr punkt 9, med 10% til Hovedstyret, 20% til Anleggsgruppen og resterende midler til aktivitetsgruppene Fotball, Håndball og Turn etter en fordelingsnøkkel basert på antall medlemmer pr gruppe ved siste årsskifte.

7. Anleggs- og utstyrsfondet

Vadmyra Idrettslags anleggs- og utstyrsfond ble opprettet 4 mars 2002 i den hensikt å forvalte det eventuelle økonomiske overskuddet som idrettslaget måtte generere.

For å sikre at idrettslaget kan møte fremtidige utfordringer skal deler av gruppenes overskudd på driften og/eller eiendeler overføres til Vadmyra Idrettslags Anleggs- og utstyrsfond.

Leder Hovedstyret legger frem forslag til overføring av midler fra gruppene til fondet på idrettslagets årsmøte. Forslaget skal ta tilbørlig hensyn til den enkelte gruppes behov for likviditet, planer for kommende år og muligheten til å disponere eget opparbeidet overskudd til egne aktiviteter, samtidig som ansvaret for fellesskapet i idrettslaget skal tas hensyn til.

Årsmøtet tar endelig beslutning om hvor mye som skal overføres fra gruppene til Anleggs- og utstyrsfondet.

Anleggs og utstyrsfondets styre skal bestå av tre personer som velges av Vadmyra Idrettslags årsmøte, i tillegg til Leder Hovedstyret og Leder Anleggsgruppen, som også skal fungere som styrets sekretær.

Gjeldende vedtekter for Anleggs- og utstyrsfondet finnes som Vedlegg 1.

8. Kontingent, treningsavgift og medlemsregister

I Vadmyra Idrettslags lover heter det i § 4 Kontingent at: “ Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet og betales forskuddsvis”. Kontingenten skal normalt innkreves i sin helhet. Medlemmer som blir opptatt etter 1. august betaler halv kontingent i det angjeldende år. Medlemmer som skylder kontingent for mer enn ett år, har ikke stemmerett eller andre rettigheter og kan av Hovedstyret strykes som medlem i laget. Strykes et medlem, kan det ikke tas opp igjen for skyldig kontingent er betalt og andre forpliktelser er ordnet. Hovedstyret har anledning til å sette ned eller frafalle kontingent ved sykdom, arbeidsløshet, militærtjeneste eller av andre gyldige grunner. Æresmedlemmer betaler ingen kontingent.

Gruppeårsmøtene eller eventuelt lagets årsmøte kan vedta en treningsavgift, gruppeavgift eller lignende, som betales til gruppene. Det betyr at vi i dag har en praksis som er noe på siden av det som NIF foreskriver, men samtidig er det antagelig den mest praktiske løsningen.

Det vil si at hovedstyret krever inn både kontingent og treningsavgift samtidig og kaller hele beløpet for “kontingent”.

Kontingent til Vadmyra Idrettslag ble på årsmøtet for 2014 bestemt å være kr 400,‑ pr år fra og med 2014. Dvs at alle som ønsker å være medlem av VIL skal betale inn kr 400,‑ til Hovedstyret for å være stemmeberettigede medlemmer. Hovedstyret overfører innbetalt treningsavgift til de respektive gruppene, én gang pr måned.

Tillitsvalgte betaler ikke kontingent, men er allikevel stemmeberettigede medlemmer fra og med det årsmøtet de velges, til og med det årsmøtet de fratrer vervet. Dette bør vedtas på hvert årsmøte, samtidig som kontingent og treningsavgift fastsettes for det kommende år. Eventuelle rabatter, moderasjoner eller lignende skal også vedtas på årsmøtet.

Det ble vedtatt på årsmøte den 23.02.2000 at søskenmoderasjon gis til det yngste medlemmet og er på kr 100,-.

Familiemoderasjon kan benyttes innen hver gruppe, men ikke når familiemedlemmer er med i forskjellige grupper i Vadmyra IL. Hvis ett og samme medlem er med i to eller flere grupper gis det heller ikke moderasjon for dette.

For å ha den nødvendige oversikt over medlemsmassen, hvem som har stemmerett, hvem som er æresmedlemmer og for å forenkle kontingentinnkreving osv skal et sentralt medlemsregister for Vadmyra IL benyttes. Dette er i tråd med retningslinjene fra Barne og familie-departementet når det gjelder tilskuddsordninger til barne og ungdomsorganisasjoner. Registeret er også viktig å ha hvis Norges Idrettsforbund (NIF) eller andre skulle kreve dette fremlagt ifm bokettersyn, kontroll ifm utbetaling av ungdomsmidler osv.

For at det skal være nyttig og hensiktsmessig benyttes server for PC‑nettverket i Vadmyra­hallen til oppbevaring og bruk av registeret. Det må til enhver tid være utpekt ansvarlige personer for oppdatering av dette i hver enkelt gruppe, f.eks. daglig leder eller gruppeleder. Listen må beskyttes med passord og skrivebeskyttelse slik at ikke uvedkommende har tilgang eller kan endre på innholdet i registeret.

9. Budsjett og regnskapsprinsipp

All budsjettering og regnskapsføring i Vadmyra Idrettslag skal følge ”kontantprinsippet” og ”nettoprinsippet”.

Kontantprinsippet er et prinsipp for når inntekter og utgifter føres. Det innebærer at en utgift eller inntekt føres i det den oppstår og ikke når den er planlagt eller forventet. Det betyr i praksis at en ugift eller en inntekt føres i regnskapet i det året den er enten innbetalt til idrettslagets konto eller utbetalt fra idrettslagets konto, uavhengig av når utgiften eller inntekten oppsto.

Nettoprinsippet betyr i denne sammenhengen at alle grupper, inkludert Hovedstyret, skal budsjettere og regnskapsføre de inntekter som faktisk tilfaller egen gruppe, og ikke ta med midler som kommer til gruppens konto for så å bli viderefordelt på en eller flere av gruppene. Dette gjelder blant annet momsrefusjon, grasrotandel, barne- og ungdomsmidler, overskudd på bingodrift med flere.

10. Regnskapskontroll

For å sikre en forsvarlig drift og at regnskapsførselen i VIL er i tråd med god regnskapsskikk, idrettslagets lover og vedtak fattet i Hovedstyret, bør det foretas periodisk kontroll av regnskapene og budsjettutviklingen i gruppene og Hovedstyret.

Økonomisk status og prognose for alle grupper skal derfor gjennomgås i Hovedstyret minst en gang pr kvartal, og

nødvendige tiltak for å rette opp eventuelle oppståtte eller potensielle økonomiske problemer iverksettes så raskt som mulig.

11. Utbetaling av godtgjørelse for faktiske utgifter og utført dugnadsarbeid

Det kan gjøres avtale om et “rimelig honorar” for utført arbeid som tillitsvalgt. Slike godtgjørelser skal fremgå av budsjettene som godkjennes av årsmøtet.

All refusjon av faktiske utgifter for skal dokumenteres med bilag i grupperegnskapene.

12. Fordeling av innetid på skolene

Vadmyra Idrettslag har innetid på skolene Vadmyra, Loddefjord, Sandgotna og Bjørndalsskogen. Det må søkes om innetid hvert år, vanligvis i slutten av mars.

Man bør søke om de samme timene som man har hatt tidligere da det gir størst sannsynlighet for å få tildelt like mange timer som året før.

Er det økning i nye lag bør man be ekstra timer i det aktuelle området. Idrettsrådet gir beskjed når innetiden er fordelt, normalt medio juni. Får idrettslaget tildelt mindre tid enn det er søkt om, bør det tas opp med daglig leder i Idrettsrådet umiddelbart.

Utleieperioden er vanligvis fra første uken i september til siste uken i april og utleietiden er ukedagene fra kl 1700 til 2100. Gruppene må gi beskjed til skolene når bruken av skolene starter/slutter hvert år.

Gymnastikksalene som benyttes på skolene skal være åpne når trening foregår. Leder Turn har egen nøkkel til Vadmyra skole.

13. Innmelding av lotterier

Smålotterier, dvs lotterier med omsetning inntil kr 150.000,- som gjennomføres i idrettslagets navn skal meldes til Lotteritilsynet, se prosedyre i Vedlegg 4. Det er den gruppen som gjennomfører lotteriet som selv må sende inn slik melding.

14. Kontoplan

Vadmyra Idrettslag benytter en felles kontoplan som er basert på Norges Idrettsforbunds kontoplan. Denne skal brukes for alle regnskap i idrettslaget, og finnes i Vedlegg 5.

15. Vedlegg

Vedlegg 1 – Vedtekter for Anleggs og utstyrsfondet

Vedlegg 2 – Instruks for Ressursgruppen

Vedlegg 3 – Hederstegn for Vadmyra IL

Vedlegg 4 – Prosedyre for innmelding av lotterier

Vedlegg 5 – Kontoplan

15.1.1 Vedlegg 1 – Vedtekter for Anleggs- og utstyrsfondet

Vedtekter for Vadmyra Idrettslags Anleggs- og utstyrsfond, vedtatt på Vadmyra ILs årsmøte 2 mars 2002, med endringer vedtatt på Vadmyra Ils årsmøte 14. februar 2011 og 17. februar 2014

1 Formål

Vadmyra Idrettslags anleggs- og utstyrsfond ble opprettet 4 mars 2002 i den hensikt å forvalte det økonomiske overskuddet som idrettslaget har opparbeidet pr 1 januar 2002 og eventuelt måtte opparbeide i fremtiden gjennom løpende drift av idrettslaget, samt utbygging, rehabilitering og drift av Vadmyrahallen og Vadmyra Kunstgressbane.

2 Styret

Styret for Vadmyra Idrettslags Anleggs- og utstyrsfond skal ha fem – 5 – medlemmer, og skal ha følgende sammensetning:
– Tre personer som velges av Vadmyra Idrettslags årsmøte
– Leder Hovedstyret
– Leder Anleggstyret, som også skal fungere som Styrets sekretær
De tre førstnevnte representanter skal velges for to år av gangen, mens de to sistnevnte innehar sine verv så lenge som de fungerer som henholdsvis Leder Hovedstyret og Leder Anleggstyret. Styret og styrets leder skal velges på Vadmyra Idrettslags årsmøte.

3 Stemmeregler

For at et vedtak skal være gyldig må minst tre – 3 – av styrets medlemmer ha stemt for forslaget.

4 Forvaltning av fondsmidler

Styret skal sørge for å forvalte fondets midler slik at de gir best mulig avkastning, uten å ta for stor risiko. Det er derfor ikke tillatt å investere mer enn 20% av fondets midler i aksjer eller aksjefond.

5 Tildeling av midler

Styret kan fordele midler etter søknad. De som kan søke om midler er:
– Hovedstyret
– Anleggsstyret
– Gruppestyrene (pr 1.1.2002 er det Fotball, Håndball og Turn)

Det kan søkes om økonomisk støtte fra avkastningen på fondet og fondets egenkapital til investering i anlegg i form av utbygging eller modernisering av eksisterende anlegg, dvs pr 1.1.2011 Vadmyrahallen, Vadmyra Kunstgressbane og treningsfelt, eller til utstyr som brukes i forbindelse med trening eller konkurranser som utøves i regi av Vadmyra Idrettslag. Det kan også søkes om midler til spesielle satsinger, talentutvikling og lignende fra avkastningen på fondet, men det skal ikke utgjøre mer enn i størrelsesorden 50% av avkastningen på fondet i ett enkelt år.

6 Rapportering

Styret i Vadmyra Idrettslags Anleggs- og utstyrsfond skal rapportere status og planer til Hovedstyret gjennom Leder Hovedstyret som avlegger rapport på hvert hovedstyremøte.

7 Regnskap og rapport til årsmøtet

Revidert regnskap og årsmelding skal fremlegges for godkjenning hvert år på Vadmyra Idrettslags årsmøte.

8 Overføring av overskudd fra Hovedstyre og gruppene

Dersom Hovedstyret og/eller gruppene har overskudd på driftsregnskapet ved årets slutt skal en andel av dette overføres Vadmyra Idrettslags Anleggs- og utstyrsfond. Leder Hovedstyret legger frem forslag til overføring av midler på årsmøtet som avholdes i starten av det påfølgende året. Forslaget skal ta tilbørlig hensyn til den enkelte gruppes behov for likviditet, planer for inneværende år og muligheten til å disponere eget opparbeidet overskudd til egne aktiviteter, samtidig som ansvaret for fellesskapet i idrettslaget skal tas hensyn til. Årsmøtet tar endelig beslutning om hvor mye av overskuddet fra hver enkelt gruppe som skal overføres til Anleggs- og utstyrsfondet.

15.2.1 Vedlegg 2 – Ressursgruppen Vadmyra IL

Instruks for Vadmyra IL Ressursgruppe,

vedtatt opprettet på Vadmyra Idrettslags årsmøte 14 februar 2011

  1. Ressursgruppen er underlagt Hovedstyret.
  1. Nestleder i Hovedstyret leder Ressursgruppen og rapporterer til Hovedstyret.
  1. Ressursgruppen trekker inn andre ressurspersoner etter behov og avhengig av hvilke
    saker gruppen til enhver tid arbeider med.
  1. Ressursgruppen skal være til støtte for den organisatoriske og administrative utviklingen
    av alle deler av idrettslaget.
  1. Ressursgruppens oppgaver bestemmes og prioriteres av Hovedstyret.
  1. Hovedstyret bestemmer hvorvidt arbeid i Ressursgruppen skal honoreres og i så fall
    honorarets størrelse.

15.3.1 Vedlegg 3 – Hederstegn for Vadmyra IL

Hederstegn for Vadmyra IL

1.Plakett

Dette hederstegnet er det som er lettest oppnåelig og dermed det hederstegn som kan bli det mest vanlige.

Plaketten består derfor av en treplate med Vadmyra Idrettslags emblem omgitt av en krans og en plate påført vedkommendes navn og teksten “For lang og god innsats” i tillegg til årstall for utdelingen.

Leverandør: “Juvelfatterne” i Marken, leveringstid: ca 4 uker

2. Gullnål

Dette hederstegnet må lages spesielt for Vadmyra IL. Utstanset gullnål med Vadmyra Idrettslags emblem i en forenklet utgave. Mal for gullnål er laget og betalt.

Leverandør: “Juvelfatterne” i Marken, leveringstid: ca 4 uker.

3. Gullnål, æresmedlemmer

Samme gullnål som for hederstegn, men med krans i tillegg. Leverandør: “Juvelfatterne” i Marken, leveringstid: ca 4 uker.

15.4.1 Vedlegg 4 – Prosedyre for innmelding av lotterier

Kilde: https://lottstift.no/lotteritilsynet/nb/lotteri/smalotteri/

Lotteritilsynet forvalter forskrifter for smålotterier, dvs lotterier med omsetning inntil
kr 150.000,-. Det er da nok å sende melding om lotteriet til Lotteritilsynet.

Vilkår for at lotteriet skal kunne defineres som smålotteri:

  • Samlet omsetning på slike lotterier kan ikke være over 150 000 kr pr. kalenderår.
  • Lotteriet må være basert på tradisjonelle, papirbaserte loddsedler eller loddbøker.
  • Gevinster skal trekkes på forhånd eller ved etterhåndstrekning på en bestemt dato.
    (Merk at fra 1. juli 2011 kan ikke skrapelodd lenger brukes i smålotterier.)
  • Loddsalget skal bare skje i en loddsalgsperiode som er bestemt på forhånd.
  • Inntektene fra lotteriet kan ikke gå til kommersielt basert virksomhet eller privatpersoner.
  • Pengepremier kan ikke brukes som gevinst i lotteriet.

Innmelding
Smålotterier kan meldes elektronisk til Lotteritilsynet. Brukeren vil få fortløpende veiledning gjennom den elektroniske løsningen, og målet er at organisasjonen på denne måten får nok informasjon om gjennomføring av lotteriet i forbindelse med innmelding.

Lotteritilsynet skal ha melding om smålotteri 14 dager før loddsalget starter.

Lotteritilsynet ønsker at alle bruker løsningen for elektronisk innmelding av smålotteri.

Tilbakemelding
Hvis lotteriet ikke kan holdes, mottas tilbakemelding om dette før loddsalget starter og innen 14 dager etter at meldingen er registrert.

Rapportering
Når lotteriet er avsluttet, må rapport for lotteriet sendes senest 1 måned etter at loddsalgsperioden er over. Det er viktig å ta vare på nummeret som blir generert ved innmeldingen. Lotterinummeret står på skjermbildet etter avsluttet elektronisk innmelding og i e- postmeldingen som innsenderen mottar ved innmelding. Lotterinummeret skal brukes når lotteriet skal regnskapsrapporteres.
Lenke til melding om avslutning av smålotteri

Man kan ikke starte opp et nytt lotteri før man har rapportert for det gamle.